Obbligo PEC per Amministratori di società

La Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207/2024) con il comma 860, ha introdotto, con decorrenza 1° gennaio 2025, l’obbligo di iscrivere nel Registro delle Imprese un indirizzo PEC personale per ciascun amministratore di società. La misura si inserisce in un quadro più ampio di digitalizzazione e trasparenza nel settore societario, rafforzando l’identificabilità e la tracciabilità degli amministratori attraverso strumenti di comunicazione certificata.

Con la Nota n. 43836 del 12 marzo 2025, il MIMIT (Ministero delle Imprese e del Made in Italy) ha fornito chiarimenti circa tale obbligo.

La norma è entrata in vigore il 1° gennaio 2025. Al riguardo il MIMIT ha precisato che nessun dubbio si pone rispetto alla sua applicazione alle imprese che siano costituite a decorrere da questa data, o che comunque presentino la domanda di iscrizione al registro successivamente a questa data.

La norma si applica anche a tutte le imprese, già costituite in forma societaria. Pertanto, dice il MIMIT, ciò determina l’applicazione dell’estensione dell’obbligo anche alle imprese che siano già costituite prima del 1° gennaio 2025. A tal proposito, è anche precisato che nell’ipotesi di sostituzione o di rinnovo dell’amministratore si assegna alle imprese costituite prima del 1° gennaio 2025 un termine per la comunicazione degli indirizzi PEC dei propri amministratori fino alla data del 30 giugno 2025.

L’obbligo in esame si applica a tutte le imprese organizzate in forma societaria, senza distinzioni tra società di persone e società di capitali. Il Ministero ha chiarito che la formulazione ampia della norma impone un’interpretazione estensiva, includendo ogni tipologia di società che eserciti un’attività imprenditoriale.

Di conseguenza, rimangono escluse dall’obbligo le società che, per legge, non possono svolgere attività commerciali. Tra queste, la società semplice, salvo il caso in cui operi nel settore agricolo, e le società di mutuo soccorso, che per loro natura perseguono finalità mutualistiche anziché imprenditoriali. Analogamente, il provvedimento non trova applicazione nei confronti dei consorzi, comprese le società consortili, il cui scopo è quello di coordinare o supportare specifiche attività economiche degli imprenditori partecipanti, senza un’autonoma finalità imprenditoriale diretta.

Un caso particolare è rappresentato dalle reti di imprese, che possono essere soggette all’obbligo in presenza di determinate condizioni. Il contratto di rete consente agli imprenditori di collaborare per migliorare la propria competitività e innovazione attraverso la condivisione di risorse e competenze. Tuttavia, solo le reti che prevedano la costituzione di un fondo patrimoniale comune e che esercitino attività commerciali verso terzi, acquisendo soggettività giuridica tramite l’iscrizione alla sezione ordinaria del Registro delle Imprese, rientrano tra i soggetti obbligati alla comunicazione della PEC degli amministratori. Restano invece esclusi tutti gli altri enti giuridici privi di una struttura societaria o che non operano in ambito imprenditoriale, consolidando un criterio di applicazione legato alla natura commerciale e organizzativa del soggetto coinvolto.

In merito alla categoria dei soggetti tenuti alla comunicazione dell’indirizzo PEC al Registro delle Imprese, la formulazione della disposizione suggerisce, secondo il MIMIT, un’interpretazione ampia del termine “amministratori”, includendo tutte le figure che esercitano funzioni gestionali nell’impresa. Sebbene il principio di interpretazione restrittiva delle norme che impongono oneri economici potrebbe ostacolare questa lettura, appare più coerente con la finalità della norma adottare un approccio che ne valorizzi l’interesse pubblico. In quest’ottica, l’obbligo riguarda anche i liquidatori, poiché, pur avendo funzioni distinte dagli amministratori, gestiscono gli affari della società nella fase di scioglimento. Escluderli dall’obbligo contrasterebbe con l’esigenza di garantire la tracciabilità nella fase conclusiva della vita societaria. Inoltre, l’obbligo non si riferisce all’organo amministrativo in sé, ma alle persone che ne fanno parte, rendendo necessaria l’iscrizione di un indirizzo PEC per ciascun amministratore o liquidatore.

TEMPISTICHE, COSTI, SANZIONI

In merito alle tempistiche, ossia, il momento nel quale o entro il quale l’impresa è tenuta alla prima comunicazione degli indirizzi PEC dei propri amministratori, viene specificato quanto segue:

• per le imprese costituite dopo il 1° gennaio 2025, o per quelle che – pur sulla base di un atto costitutivo di data antecedente – presentino la domanda di iscrizione dopo il 1° gennaio 2025, l’adempimento deve farsi in coincidenza con il deposito della domanda di iscrizione nel registro delle imprese;
• per le imprese già costituite al 1° gennaio 2025 l’obbligo in parola deve essere assolto entro il 30 giugno 2025.

In ogni caso, la comunicazione dovrà essere effettuata in occasione della iscrizione di una nuova nomina o del rinnovo dell’amministratore, nonché della nomina del liquidatore, anche nell’eventualità in cui – per le imprese già costituite – questa comunicazione avvenga in data antecedente il 30 giugno 2025.

La normativa non pone restrizioni sulla scelta dell’indirizzo PEC da comunicare al Registro delle Imprese, ma stabilisce che l’indirizzo certificato dell’amministratore deve essere distinto da quello della società. Il Ministero ha precisato che l’obbligo mira a garantire un canale di contatto diretto e univoco con ciascun amministratore, escludendo quindi l’utilizzo della PEC aziendale per assolvere a tale adempimento. Tuttavia, un soggetto che ricopre il ruolo di amministratore in più società può indicare lo stesso indirizzo PEC per tutte le imprese amministrate.

Inoltre, dice il Ministero, l’inserimento e l’aggiornamento della PEC non comportano costi aggiuntivi, essendo esenti da imposta di bollo e diritti di segreteria.

Per quanto riguarda le conseguenze in caso di inadempienza, la mancata comunicazione porta alla sospensione e, se non sanata entro 30 giorni, al rigetto delle domande di iscrizione o rinnovo della carica di amministratore. Si applica, infine, la sanzione pecuniaria prevista dall’art. 2630 del Codice Civile, variabile da € 103,00 a € 1.032,00.

AFFIDATI A CAF SIC e SIT

Gli uffici CAFSIC e SIT Confartigianato delle province di Ancona – Pesaro e Urbino forniscono il servizio di rilascio PEC e la Comunicazione alla Camera di Commercio dell’indirizzo Amministratori.

Per informazioni: Area Fiscale Confartigianato 

Simone Zitti – Coordinatore servizi fiscali 
Tel. 071 2293203
simone.zitti@cafsic.it