PEC obbligatoria per gli amministratori di società

La PEC diventa obbligatoria anche per gli amministratori di società. È questa la novità introdotta dalla Legge di Bilancio 2025. In particolare, gli amministratori dovranno possedere una PEC personale, da comunicare al Registro delle Imprese.

Inizialmente, la norma sembrava applicarsi solo alle nuove società costituite da gennaio 2025, ma alcuni casi suggeriscono che l’obbligo di comunicare la PEC riguardi anche modifiche come il rinnovo o la variazione dell’organo amministrativo, la nomina dei liquidatori e altre pratiche simili.

Analizziamo la situazione, dunque, per fare chiarezza e capire come adeguarsi per non rischiare sanzioni o eventuali problemi.

PEC obbligatoria per amministratori di società: le novità nel 2025

Nel nostro paese, aziende, PMI e partite IVA sono obbligate a possedere un indirizzo PEC, cioè un indirizzo di posta elettronica certificata.

Parliamo, infatti, di un sistema che garantisce la validità legale delle comunicazioni inviate e ricevute. Offre, cioè, una prova certa di invio e ricezione, specialmente nelle comunicazioni con la Pubblica Amministrazione e con altre aziende.

A partire da gennaio 2025, una novità importante è stata introdotta dalla Legge di Bilancio: anche gli amministratori di società dovranno possedere una PEC personale, separata da quella utilizzata dalla società.

Per chiarezza, va detto che gli amministratori che sono già in possesso di un indirizzo PEC non hanno l’obbligo di crearne uno nuovo. Tutto ciò che dovranno fare è comunicare quello esistente al Registro delle Imprese.

Per chi è obbligatoria la PEC da gennaio 2025

A modificare gli obblighi riguardanti le PEC è l’articolo 1, comma 860 della Legge di Bilancio 2025, che introduce l’obbligo di possedere una PEC per le imprese individuali che presentano domanda di prima iscrizione al Registro delle Imprese o all’Albo delle Imprese Artigiane dopo l’entrata in vigore della legge.

Inoltre, la norma stabilisce che anche gli amministratori di imprese costituite in forma societaria devono avere una PEC personale, distinta da quella della società. In particolare, devono rispettare il nuovo obbligo:

• Amministratori di società di capitali (SRL, SPA, SRLS, ecc.);
• Amministratori di società di persone (SNC, SAS, ecc.).

Perché la PEC è obbligatoria anche per gli amministratori di società

La PEC è uno strumento indispensabile per garantire sicurezza e trasparenza nelle comunicazioni ufficiali, soprattutto in un mondo sempre più digitalizzato. Proprio per questo motivo, non è difficile immaginare gli obiettivi alla base dell’estensione dell’obbligo anche agli amministratori di società:

• semplificare la comunicazione tra imprese e Pubblica Amministrazione, dal momento che rende più efficiente la gestione delle pratiche burocratiche;
• garantire trasparenza e tracciabilità nelle attività degli amministratori, con una distinzione tra le comunicazioni personali e aziendali;
• garantire la sicurezza e la tracciabilità dei documenti aziendali, evitando rischi di smarrimento o contestazioni sulle comunicazioni ufficiali.

Sanzioni previste per amministratori inadempienti

Benché il nuovo obbligo sia stato introdotto a partire dal 1° gennaio 2025, ci sono ancora punti non del tutto chiari. Uno di questi è quello che riguarda le sanzioni per gli amministratori inadempienti.

Anche per quanto riguarda gli effetti operativi si attendono ulteriori disposizioni ministeriali.

L’obbligo di PEC vale solo per le nuove società?

Un altro punto che andrebbe chiarito è, infatti, quello che riguarda gli interessati al nuovo obbligo.

Da quanto si legge nella Legge di Bilancio 2025, si può evincere che la novità si applichi alle società costituite a partire dal 1° gennaio 2025. In sostanza, gli amministratori della società già esistenti non dovrebbero sottostare all’obbligo.

Va detto, però, che la Camera di Commercio di Milano ha stabilito che, dal 1° gennaio 2025, tutte le pratiche inviate devono includere la PEC, e questo riguarda non solo la registrazione dell’atto costitutivo delle nuove società di capitali, ma anche modifiche importanti come il rinnovo o la variazione dell’organo amministrativo, la nomina o variazione di liquidatori per le società di capitali e per le società di persone.

Un’interpretazione più restrittiva della norma che potrebbe avere ripercussioni anche a livello nazionale.

Il consiglio, quindi, è quello di adeguarsi al più presto per evitare non solo eventuali problemi, ma anche sanzioni.

PEC e firma elettronica: gli strumenti TeamSystem per sicurezza e digitalizzazione

L’introduzione dell’obbligo di PEC personale per gli amministratori di società segna un ulteriore passo verso la digitalizzazione delle imprese, ma impone anche nuove responsabilità nella gestione delle comunicazioni e dei documenti ufficiali.

In questo contesto, strumenti come TeamSystem PEC Manager, il software per gestire la PEC e la PEO in modo sicuro ed efficiente, e TeamSystem Signature, il servizio di firma elettronica di TeamSystem, diventano essenziali per semplificare e velocizzare la gestione documentale.

Con TeamSystem Signature gli amministratori possono firmare digitalmente contratti, bilanci e comunicazioni senza bisogno di stampe o invii cartacei.

L’unione di una PEC personale con una firma elettronica affidabile permette di gestire ogni pratica in modo rapido ed efficace, riduce la burocrazia e migliora l’operatività aziendale.